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Quels sont les trois meilleurs ATS gratuits ?
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Brice trophardy copywriting RH recrutement Neostaff
Brice Trophardy
19/8/2022
Comment choisir le meilleur logiciel de recrutement (ATS) gratuit, pour la gestion des candidatures, la cvthèque, et les offres d'emploi.

Car un bon logiciel de gestion des candidatures (n'est souvent pas gratuit) ne trouve sa valeur que dans un bon processus de recrutement. Alors, vous êtes prêt·e ?

Comment choisir un logiciel de recrutement

Les fonctionnalités d'un logiciel de recrutement doivent vous permettre de gérer sans friction les trois moments clés d'un processus de talent acquisition :

  1. La gestion des candidatures
  2. Le vivier de talents
  3. Le processus de recrutement

J'entends pas "processus", l'organisation du recrutement : le nombre d'entretiens, les personnes impliquées, l'appel possible à un prestataire, etc.

Maîtriser la gestion des candidatures

Que vous soyez une entreprise ou un prestataire, le recrutement commence de la même manière. Vous devez pouvoir réaliser facilement et rapidement les 3 mêmes actions :

  1. Publier une annonce d'emploi
  2. Activer votre vivier existant
  3. Traiter les candidatures

Les fonctionnalités de votre logiciel de recrutement doivent donc vous permettre de réaliser ces trois actions simplement.

La publication d'une annonce d'emploi peut vous prendre une demi-journée ou 10 minutes. La différence ? Le multiposting. Soit votre outil vous permet d'accéder à une plateforme intégrée, soit vous devez passer par votre navigateur internet pour le faire. Si l'ATS intègre une solution peu pratique, vous allez perdre plus de temps qu'en gagner.

Commencez par publier votre annonce car c'est une action courte qui va générer des candidatures entrantes. Vous investissez donc 10 minutes pour gagner des heures de recherches. Ne sautez pas sur le téléphone pour appeler tel ou tel candidat : publiez d'abord votre annonce.

Vous pouvez activer votre vivier de candidat. Le logiciel de recrutement doit vous permettre de chercher et trouver les meilleurs candidats possibles pour votre poste.

Quand vous recevez des candidatures, la plupart ne correspondent pas à 100% à ce que vous cherchez. Sinon le recrutement serait facile, n'est-ce pas ? Ajoutez des tags pour chaque compétence que vous avez pu vérifier (par préqualification téléphonique, test technique, etc.) vous permet de trier les talents pour vos recrutements futurs.

Le logiciel de recrutement doit vous donner une vision claire sur les profils retenus et leur statut dans le processus de recrutement : préqualification, premier entretien, non retenu, etc.

Optimiser son vivier de candidats

Nous l'avons vu, vous devez contacter rapidement les candidats que vous avez déjà dans votre base de données. Si vous êtes spécialisé (vous recrutez les mêmes profils), votre vivier est votre superpouvoir. Mais il devient obsolète s'il n'est pas optimisé. Votre capacité à qualifier les profils présents dans votre vivier impacte directement sa valeur.

Voici les critères de recherche que le logiciel de recrutement doit absolument avoir :

  • Recherche géographique (rayon kilométrique)
  • Mobilité (villes, codes postaux)
  • Rémunération (actuel, prétentions)
  • Disponibilité (immédiate, préavis)
  • Compétences sous forme de tag (ajoutées dans l'ATS par le recruteur)
  • Mots clés (présents dans le CV)

Le logiciel de recrutement doit vous donner la possibilité d'utiliser les opérateurs booléens sans aucune restriction. Ce sont les fonctionnalités de base pour la recherche et la gestion des candidatures.

Un vivier de candidats est une base de données. Votre capacité à retrouver les profils que vous voulez est cruciale : sa valeur est proportionnelle à sa bonne gestion. Vous devez faire l'effort de coder votre base : écrivez des informations vérifiées pour classer vos candidatures reçues. Vous allez renseigner le niveau de rémunération souhaitée (ou le candidat le fera en s'inscrivant sur le jobboard. Mais vous devez aussi indiquer les compétences clés sous forme de tag.

Quand j'étais recruteur spécialisé Supply Chain, je gérais des profils où les intitulés de poste étaient très variables :

  • Technicien logistique
  • Approvisionneur
  • Assistant logistique
  • Gestionnaire de stock

Ces quatre intitulés pouvaient désigner le même poste. J'ai donc créé un tag "APPRO" que j'ajoutais à chaque candidat qui avait le profil. En un seul clic, je pouvais retrouver tous les candidats que j'avais déjà qualifiés pour ce poste.

Si votre logiciel de recrutement vous permet d'ajouter plusieurs tags et de les croiser dans votre recherche, votre gestion des candidatures sera optimisée.

Imaginons que je cherche un "APPRO" qui parle anglais. Le niveau de langue est souvent approximatif sur le CV. Et il est très difficile de trier les CV par ce critère. Quel mot clé utiliser dans sa recherche ? bilingue, courant, C2, C1, etc. Ils sont nombreux et on rate beaucoup de profils. Par exemple, ceux qui ont mis 4 étoiles pour indiquer leur niveau de langue. 😅

Si je crée un tag "Anglais C2", je sais que tous les profils qui l'ont parlent anglais couramment ou sont bilingues. Si je croise ce critère avec "APPRO", je retrouve tous mes approvisionneurs bilingues anglais.

Tous les ATS ne proposent pas cette option. Et il peut y avoir une subtilité qui ne vous semble pas importante quand vous choisissez votre logiciel de recrutement, mais qui va tout changer dans votre processus de recrutement. En effet, vous pouvez avoir des tags écrits et des tags sous forme de boutons.

Je m'explique. Les tags écrits doivent être écrits à chaque profil. Vous pouvez les taper dans un champ de texte et ils sont séparés par une virgule ou un point virgule.

Mais les tags boutons crée un tag non modifiable quand vous les validez. Ils peuvent s'afficher sur un menu déroulant et vous avez juste à cliquer dessus pour l'ajouter.

La différence est majeure. Dans le premier cas, vous pouvez créer un nouveau tag en vous trompant quand vous l'écrivez. Par exemple, vous écrivez "APPROV", ou "APRO" à la place de "APPRO". Vous allez perdre un temps fou pour le sourcing de vos recrutements.

Cela vous semble peu probable ? Si vous avez une dizaine de tags différents et que vous collaborez avec d'autres recruteurs sur la même base de données, cela arrivera, je vous le garantis.

Si votre logiciel de recrutement ne vous laisse pas le choix, je vous recommande d'imprimer une charte de tags et de la donner à chaque collaborateur. Il la scotche à côté de son écran d'ordinateur. Tous les trimestres, faites une recherche de tous les tags existants et vérifiez qu'il n'y a pas de faux doublons. Faites nettoyer la base de données. Cela vous prendra entre heure et une demi-journée. Depuis le RGPD, vous aurez moins le problème car votre vivier sera régulièrement renouvelé.

Dernière astuce concernant le RGPD, car c'est aussi une manière d'optimiser son vivier. Une fois par an, envoyez un email aux profils qui n'ont pas été contactés depuis 6 mois et demandez-leur de confirmer qu'ils souhaitent toujours recevoir des opportunités professionnelles. Prenez des nouvelles, créez un message humain et empathique : où en sont-ils dans leur carrière, etc.

Et personnalisez votre message. Un recrutement efficace est surtout humain et empathique.

Simplifier son processus de recrutement

Toutes ces petites actions vont déjà simplifier votre processus de recrutement. Mais l'ATS doit vous y aider. Il ne doit pas créer de nouvelles obligations ou de nouvelles frictions.

Les points de friction, c'est tous les moments où le temps passé sur une tâche est proportionnel au nombre de candidats. C'est ce qui vous empêche de scaler votre recrutement. Et plus vous recevez de candidatures, plus vous subissez votre processus.

Voici plusieurs exemples de tâches qui prendront plus de temps si vous avez plus de candidats (je vous donne des conseils ensuite pour optimiser tout ça) :

  • La préqualification des candidats
  • Le tri des CV
  • L'organisation des entretiens
  • L'envoi des CV (hiring manager, client)
  • Le feedback
  • Les relances (candidat, hiring manager, client)

Selon votre processus de recrutement, vous avez peut-être d'autres points de friction. Et c'est parfait : identifiez-les tous et cherchez un moyen de les réduire. Votre logiciel de recrutement doit vous donner les moyens de les supprimer.

La préqualification des candidats peut être automatisée. Vous pouvez obliger les candidats à répondre à des questions quand ils soumettent leur candidature. Indeed propose cette option, par exemple. Vous pouvez créer votre propre système à l'aide d'outils comme Tally ou d'un simple Google Form (gratuits tous les deux).

Je vous recommande les formulaires Tally. Ils sont gratuits et vous pouvez les personnaliser pour simuler une vraie qualification en adaptant vos réponses.

Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez voir que l'on peut décrire précisément un niveau de langue et envoyer le candidat sur une page spécifique pour la suite du questionnaire. S'il parle couramment, on l'emmène sur une page où l'on continue de discuter du poste et s'il indique qu'il ne parle pas la langue, on peut lui donner un feedback négatif ou lui demander d'expliquer avec ses propres mots comment il évalue son niveau (ou l'envoyer vers un test d'anglais, etc.).

C'est une véritable révolution pour supprimer le point de friction de la préqualification ou des CV qui sont complètement à côté des critères de votre annonce de recrutement.

Formulaire tally

Vous pouvez tester les pages Tally sans vous enregistrer sur le site. Je vous recommande de le faire, c'est très simple.

Le tri des CV peut être automatisé si les candidats ont répondu à un questionnaire personnalisé comme sur Tally. Imaginez : un recrutement où vous ne passez pas deux heures à lire les 150 CV reçus. 🤩

En utilisant les intégrations, vous pouvez automatiquement mettre toutes les informations du formulaire dans votre base de données. Pas besoin d'être informaticien, vous avez des manières très simples de le faire avec le no code.

Vous pouvez utiliser Google Sheet comme intermédiaire (toutes les données sont transmises dans l'équivalent d'un tableur Excel). Ou vous pouvez directement renseigner une base de données sur Notion (on verra plus loin que Notion peut être votre logiciel de recrutement gratuit).

Si vous voulez automatiser la prise de rendez-vous pour vos entretiens, vous pouvez configurer un formulaire Tally pour qu'il affiche uniquement aux candidats qui vous intéressent (selon leurs réponses) un calendrier pour choisir eux-mêmes un rendez-vous selon vos disponibilités. Il suffit d'utiliser une solution comme Calendly. Il est techniquement possible de le faire avec la version gratuite de Calendly, et vous avez la possibilité de personnaliser complètement l'expérience candidat avec les formules payantes (environ 15€/mois).

Pour automatiser l'envoi des CV aux bonnes personnes, vous pouvez encore une fois programmer votre formulaire pour qu'il trie les CV et ajoute des tags correspondants au hiring manager ou recruteur.

Les feedbacks négatifs sont souvent automatisés dans les entreprises. Mais ces retours sont standard. C'est le fameux : "sans retour sous 3 semaines, vous pouvez considérer..." C'est pourtant un moment important du processus de recrutement car il vous permet d'avoir des cooptations et de soigner votre marque employeur.

Mais si vous automatisez votre préqualification, vous avez plusieurs critères qui sont renseignés. Vous pouvez donc créer plusieurs templates d'e-mails correspondants aux différentes possibilités de retours négatifs.

Si vos deux critères sont le niveau de langue et le niveau d'expérience, cela vous fait 4 possibilités :

  1. Niveau de langue insuffisant
  2. Niveau d'expérience insuffisant
  3. Niveau de langue ok, mais pas l'expérience
  4. Niveau d'expérience ok, mais pas la langue

Utilisez un outil qui permet de personnaliser le {Nom} et vous pouvez envoyer ces 4 templates d'emails pour faire un feedback personnalisé et automatisé.

Je parle bien sûr des personnes que vous n'avez pas appelées : celles qui ont été triées au moment de la préqualification.

Et tout ce temps économisé vous permet d'en passer davantage à appeler les bons candidats. Vous pouvez donc faire plus d'entretiens et rappeler les candidats rencontrés pour leur donner un feedback de qualité. 😉

Votre marque employeur vous remerciera.

Les ATS gratuits

Quand j'ai commencé à faire des recherches pour cet article, je me suis rendu compte qu'il existe très peu de logiciels de recrutement réellement gratuits. Bien sûr, l'offre peut grandir et cette liste sera sans doute remise à jour. Si vous connaissez un outil qui n'est pas dans la liste, n'hésitez pas à nous le signaler. Nous avons à cœur de partager des informations de qualité.

Zoho, l'ATS gratuit tout-en-un

Zoho Recruit est un logiciel de recrutement en Saas. Il fournit diverses solutions de recrutement pour les cabinets de recrutement, les RH en entreprise et les agences d'intérim.

L'outil est complet. Zoho n'a rien à envier aux outils payants, même dans sa version gratuite.

La recherche de candidats est très simple et flexible. C'est simple, on peut faire une recherche booléenne complexe en mélangeant différents critères.

Dans l'exemple ci-dessous, j'ai mélangé un tag, un lieu, un intitulé de poste et un nom de famille.

zoho ATS gratuit

L'interface pourrait être plus claire. En effet, sa richesse est aussi son point faible : on peut vite se perdre dans les différentes pages. Il est possible de personnaliser l'affichage de plusieurs pages, ce qui compense un peu.

L'outil est tellement complet que je n'ai pas pu mesurer l'étendue de ses capacités dans sa version gratuite. Je vous recommande donc de le tester par vous-même car ses capacités sont immenses :

  • Pool de talents personnalisable
  • Pipeline d'embauche personnalisable
  • Messagerie
  • Publication d'annonces
  • Connexion aux jobboards
  • Paramètres de recherche avancée
  • Intégrations et automatisation
  • Marketplace

Zoho Recruit est réellement gratuit (sans CB), alors si vous n'avez pas encore de logiciel de recrutement, cela vaut le coup de le tester.

Offres zoho recruit

Notion, l'option 100% personnalisable

Notion est un logiciel en Saas qui associe un éditeur de texte et un tableur dans une interface unique qui permet de montrer les bases de données avec différentes vues. Et il peut devenir à lui tout seul votre prochain :

  • Logiciel de recrutement
  • Logiciel de gestion de projet
  • Page carrière
  • CRM

Notion est un outil difficile à décrire car il réunit plusieurs outils connus en un. Imaginez un Word et un Excel qui fusionnent et qui permettent d'intégrer des liens, pdf, images, url, de créer des relations entre les bases de données, etc.

Notion est surtout ce que vous en faites. Sa force est aussi sa faiblesse. L'outil peut paraître complexe au début et je vous encourage à suivre la formation gratuite de Shubham Sharma Notion Facile (il a aussi une chaîne YouTube, la référence francophone sur Notion).

Mais ne vous inquiétez pas, je ne vais pas vous laisser créer votre ATS sur Notion. Vous pouvez utiliser celui de Julien Lesourd. Sur cette page, vous pourrez dupliquer son template Notion. Mais faites-moi confiance, démarrer sur Notion avec un template complexe est un réel challenge. Vous ne saurez pas où commencer, et vous ne comprendrez pas ce que vous voyez (et donc comment le personnaliser).

Alors oui, Notion est gratuit mais représente un investissement en temps.

Si vous voulez voir le potentiel de Notion, regardez les vidéos de Shubham Sharma. Vous pouvez aussi consulter le site de Notion for business, ou regardez cette vidéo qui vous décrit le template Notion le plus complet pour gérer une entreprise. Vous prendrez la mesure de ce que Notion peut faire pour vous.

Notion est une solution parfaite pour la gestion de vos candidatures. C'est un ATS gratuit entièrement personnalisable qui vous permettra de gérer d'autres activités de votre entreprise. Vous pouvez y publier vos offres d'emploi (les pages Notion sont aussi des pages web que vous pouvez partager). Bref, c'est un outil super polyvalent pour tous les aspects de votre recrutement.

LinkedIn, le roi du sourcing

Si vous êtes sur le blog de Neostaff, je n'ai pas à vous présenter LinkedIn, n'est-ce pas ?

LinkedIn est avant tout un réseau social. Je ne vais pas vous expliquer comment recruter sur LinkedIn, le blog Neostaff propose quelques articles qui sont des véritables formations pour recruteurs.

Les versions premium du réseau social peuvent suffire pour gérer quelques recrutements. Les projets de LinkedIn Recruiter Lite permettent de prendre des notes et d'indiquer le statut du candidat : contacté, préqualifié, entretien, etc. La version Recruiter Corporate permet d'ajouter des tags et des champs personnalisés.

Mais ces versions sont... payantes. Et oui.

LinkedIn gratuit a des fonctionnalités très basiques qui ne seront pas suffisantes pour te servir de logiciel de recrutement.

Mais si tu recrutes à 100% sur LinkedIn, j'ai une solution qui peut te permettre d'automatiser ton sourcing et tes approches. Et qui te donnerait la possibilité de gérer des campagnes de recrutement, d'organiser ton pool de talents, etc.

Et cette solution, c'est Neostaff.

Neostaff, l'automatisation de l'approche des talents

Neostaff est un logiciel Saas qui permet aux recruteurs d'automatiser leur approche candidat sur LinkedIn et LinkedIn Recruiter (Lite ou Corporate).

À partir d'une simple recherche LinkedIn que vous importez facilement (un simple copier-coller de l'url de LinkedIn dans Neostaff), vous pouvez créer un pool de talents qualifié.

Vous avez deux types de campagne :

  1. Campagne recrutement : approche et qualification de candidats
  2. Campagne réseautage : animation de votre vivier

L'approche de candidats vous permet d'ajouter les profils à votre réseau LinkedIn. Vous pouvez personnaliser le message de connexion grâce à ces champs :

  • {prénom}
  • {nom}
  • {entreprise}
  • {fonction}

Neostaff a plusieurs fonctionnalités pour simplifier votre recrutement de votre entreprise :

  • Importez les profils d'une recherche LinkedIn
  • Contactez, relancez et interagissez avec votre vivier de talents
  • Short-listez les candidats
fonctionnalités neostaff

Le logiciel de recrutement est la pierre angulaire d'un processus de talent acquisition. Sa capacité à assurer une bonne gestion des candidatures, à optimiser la multidiffusion des offres d'emploi, sa compatibilité avec votre site entreprise, la simplicité de son interface pour le suivi de chaque talent, etc. Le logiciel de recrutement ne doit pas être pris à la légère. Ces ATS gratuits vous permettront de lancer vos recrutements avec efficacité. J'espère que cet article vous aura aussi permis de savoir comment choisir votre logiciel Saas pour recruter.

Article du blog du recrutement NeoStaff

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