Comment réussir son processus de recrutement en 5 étapes
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Si tu veux réussir un bon recrutement, tu dois avoir un processus clair et bien défini. Comment définir ton besoin ? Où trouver les talents ? Comment évaluer les candidatures ? Et surtout, comment optimiser toutes les étapes du recrutement pour être le plus efficace possible et consacrer un maximum de temps à tes candidats ?
Définir son besoin est certainement l’étape la plus importante du processus de recrutement. C’est celle qui donne la direction que tu vas suivre sur les prochaines semaines.
Même si tu as déjà recruté le même profil il y a quelques mois, prends le temps de refaire le point avec le hiring manager. Chaque poste est différent, il est important de bien valider le profil qu’il recherche.
Afin de bien structurer la prise du besoin, utilise une scorecard. C'est un document de référence qui décrit les missions et les objectifs d’un poste.
La scorecard inscrit un besoin de compétences dans un contexte business.
Elle te permet de te poser les bonnes questions et de créer des critères objectifs pour rechercher, identifier et évaluer les bons candidats.
Elle est composée de trois parties.
La première partie décrit la mission du poste en quelques lignes. Pour la définir, posez-vous les questions suivantes :
Sa deuxième partie présente les résultats attendus et les enjeux du poste sous forme d’objectifs chiffrés et mesurables.
Pour les définir, posez-vous les questions suivantes :
La troisième liste cinq à huit compétences requises pour le poste.
Le format unique de la scorecard t’oblige à adopter le même processus pour qualifier ton besoin de recrutement. Elle te permet donc d’être plus objectif et de moins suivre ton « instinct ».
Avec les résultats de la scorecard, tu vas pouvoir rédiger le profil de poste.
Maintenant que tu as les missions, résultats et compétences, tu vas pouvoir ajouter le contexte du poste et le rattachement hiérarchique.
Alors que la scorecard est un outil de questionnement, le profil de poste est un document de synthèse et de communication.
La scorecard va te permettre de trouver les bonnes informations et le profil de poste de décrire les activités les responsabilités au manager ou RH et au candidat.
Avec toutes ces informations, dresse le portrait-robot de ton candidat idéal. Le candidate persona va t'aider à organiser ton sourcing et adapter ta communication RH.
Rassemble les informations qui te permettront de mieux cibler tes recherches : âge, études, passions, aspirations professionnelles, peurs, frustrations, etc.
Choisir un persona, c'est aussi commencer à créer sa stratégie de recrutement. Le secteur du BTP qui est en forte pénurie de candidats a choisi de cibler des jeunes, par exemple.
Une fois que tu as défini le profil recherché et les critères de sélection, tu dois définir ton processus de recrutement.
En effet, tu ne vas pas recruter un cadre dirigeant et un employé ou technicien de la même manière.
Tu dois adapter le nombre d’entretiens, leur durée, les tests que chaque candidat va passer, et la durée du processus.
Un profil cadre aura souvent trois mois de préavis avant de pouvoir démarrer dans ton entreprise, alors qu’un profil d’employé ou technicien aura plutôt un mois de préavis.
Les attentes de chaque catégorie de candidats peuvent être différentes.
Alors qu’un directeur administratif et financier préférera un processus un peu plus long pour avoir le temps de la réflexion, un développeur informatique appréciera un processus de recrutement plus court. À toi de te renseigner auprès du manager ou des collaborateurs déjà présents dans l’entreprise pour bien calibrer ton processus de recrutement.
On l’oublie souvent, mais le recrutement commence par une évaluation des compétences déjà présentes dans l’entreprise.
Si le Code du travail n’impose pas à l’entreprise d’informer les salariés d’un poste vacant, certaines conventions collectives obligent l’employeur à communiquer l’ouverture de postes à leurs salariés.
L’obligation d’informer ses collaborateurs est valable :
qui seraient intéressés par un poste en CDI.
Pour éviter tout problème, il est donc important de commencer son processus de recrutement par une information interne de l’ouverture d’un poste.
Si vous parcourez les sites d’annonces, vous remarquerez sans doute quelque chose. Toutes les annonces se ressemblent.
Elles commencent par quelques lignes sur l’entreprise, puis présentent les missions du poste à pourvoir, et terminent par quelques lignes sur le profil recherché.
Le problème avec ces annonces est qu’elles ne vous permettent pas de vous différencier.
De plus, elles vous imposent un format qui consacre la même quantité d’informations à chaque partie (entreprise, poste, profil recherché) pour tous les types de poste.
Elle donne la priorité aux mêmes informations pour tous les emplois.
En d’autres mots, elles sont stéréotypées. Alors comment faire ?
Reprenez le candidate persona que vous avez créé.
Je vous conseille d’adapter le vocabulaire utilisé à chaque poste. Et d’organiser votre annonce pour qu’elle donne les informations les plus attendues par les candidats en premier.
Une manière très simple de procéder est de relever les cinq premières questions les plus posées par tous les candidats pour un même poste.
Par exemple, les développeurs informatiques veulent des renseignements sur la stack technique, le salaire, le nombre de jours en télétravail, la possibilité de gérer des projets personnels, de se former et d’évoluer, etc.
Demandez-vous : « pourquoi le candidat préfèrerait-il travailler chez nous plutôt qu’ailleurs ? »
Mais évitez les généralités concernant votre entreprise, et posez-vous la question au niveau du poste lui-même.
Quelles sont les particularités ou les caractéristiques qui font que le poste que vous proposez intéressera les candidats ?
Quand vous souhaitez communiquer vos annonces d'emploi, utilisez les réseaux sociaux. Mais évitez de simplement partager l'url car les plateformes ne mettront pas en avant votre contenu.
Privilégiez une stratégie de communication à long terme pour parvenir à publier un post LinkedIn de recrutement viral.
Vous pouvez aussi utiliser le recrutement programmatique et les social ads.
Quand vous avez publié votre annonce, commencez vos recherches par votre vivier de candidats.
Votre vivier se compose des anciens candidats que vous n’aviez pas pris lors de précédents recrutements, des éventuels nouveaux abonnés à vos différents réseaux sociaux, des membres de votre communauté, des personnes en contact avec votre réseau, etc.
Toutes ces personnes seront plus intéressantes pour vous car elles vous connaissent déjà ou elles peuvent être introduites à votre entreprise par le biais d’une tierce personne qui vous connaît.
Ne partez pas tout de suite en chasse sur les bases de données, LinkedIn ou les communautés spécialisées.
Au début de vos recherches de recrutement vous devez investir votre temps dans toutes les actions qui vous permettront d’avoir un retour sur investissement.
Publier une annonce, solliciter votre réseau, contacter votre vivier existant : toutes ces actions prennent peu de temps au début de votre processus de recrutement et vous permettent de faire travailler les autres pour vous.
Ensuite, consultez votre base de données. Prenez soin de bien la coder : ajoutez régulièrement des informations vérifiées sur les candidats.
Par exemple, un Business Developer parlant anglais couramment pour être codé pour ses compétences commerciales et en anglais. Il sera ainsi facilement retrouvé dans le futur pour un poste similaire. Ajoutez des mots-clés, des tags, ou créez des listes.
Utilisez tous les opérateurs booléens pour réaliser votre sourcing. Votre base de données doit être votre force. Elle vous permet de ne pas démarrer de zéro à chaque fois.
Vous pouvez utiliser :
Si vous avez bien rédigé vos annonces, vous aurez des candidatures plus ou moins bien qualifiées.
En fonction du volume de CV reçus, vous aurez plus intérêt à automatiser votre préqualification ou à la réaliser vous-même en appelant tous les candidats.
Neostaff vous permet d’automatiser votre approche de candidats sur LinkedIn, et donc de poser automatiquement les premières questions qui vous éviteront de perdre trop de temps.
Vous pouvez aussi utiliser des formulaires comme Tally qui vous permettront de trier et classer les candidats simplement et automatiquement.
Votre préqualification doit vous permettre de valider des informations clés pour la suite du recrutement :
Si vous parvenez à valider ces sept points, votre préqualification est complète. Vous avez une très bonne base pour réaliser vos entretiens.
Vous pouvez aussi utiliser des outils de préqualification vidéo asynchrone qui vous permettront de gagner du temps pour sélectionner les candidats qui participent aux entretiens.
Ce format d’entretien groupé est très prisé dans les pays anglo-saxons.
Au Royaume-Uni comme aux États-Unis, les recruteurs appellent beaucoup plus de candidats pour les faire venir dans des évaluations groupées qui s’appellent des Assessment Centers.
Organisés sur une demi-journée, ils permettent d’évaluer un groupe de personnes (idéalement entre 10 et 20). Les candidats se présentent en groupe et participent à des petites mises en situation. Puis ils passent des entretiens individuels avec plusieurs recruteurs.
Si vous avez un très grand volume de recrutement, vous pouvez organiser ce type de demi-journée, ce qui s’avère très efficace si vous automatisez la phase de préqualification.
Attention néanmoins aux biais engendrés par ce format, car ils désavantagent les candidats introvertis, par exemple.
Et en plus de faire gagner du temps, les assessment centers permettent de réaliser des mises en situation en groupe, l'occasion pour les recruteurs de mieux observer certaines compétences. On voit ses méthodes appliquées pour des postes de manager ou de commerciaux.
L’entretien structuré est un format dont les questions sont préparées par les recruteurs en collaboration avec les managers.
Il cherche à évaluer les compétences des candidats en limitant au maximum les biais.
Le recruteur prépare une grille d’évaluation et des questions qui seront les mêmes pour tous les candidats.
Ainsi il dispose d’un outil fiable de comparaison des différentes candidatures.
Idéalement plusieurs entretiens structurés sont organisés, ayant chacun un objectif précis :
Mettre en place les entretiens structurés demande un investissement des managers et des recruteurs en amont de la phase d’entretien.
Il existe toute une batterie de tests pour évaluer les compétences techniques et la personnalité des candidats :
Avant de choisir les tests que vous ferez passer aux candidats, déterminez les compétences que vous cherchez à évaluer.
N’hésitez pas à évaluer la pertinence de ses tests en utilisant des indicateurs (nous le verrons à la fin de cet article).
En effet beaucoup d’entreprises font passer des tests sans vraiment comprendre le résultat, sans vraiment savoir si les tests sont fiables, sans jamais vérifier leur pertinence.
La raison est simple, elles cherchent à se rassurer au maximum avant de prendre leur décision. Le problème est qu’elles peuvent succomber au biais de confirmation. Elles interprèteront le résultat des tests selon l’idée qu’elles ont déjà des candidats.
Choisir le bon candidat est très compliqué. Tu n’es jamais vraiment sûr·e de prendre la bonne décision, tu as déjà eu des ruptures de période d’essai, tu as parfois des doutes qui subsistent.
Mais le recrutement n’est pas une science exacte. Tu gères des humains, des personnalités, des humeurs.
Mais alors, comment faire pour choisir le bon candidat ?
Si tu as mis en place une scorecard, des critères objectifs et pertinents liés au poste, tu réduis drastiquement le risque d’erreur.
Reprends tous les critères d'évaluation objectifs et les notes que tu as données aux candidats. Discute avec les autres recruteurs en te basant sur ces données objectives.
Cette démarche de recrutement basée sur des critères objectifs te permettra de donner des feedbacks objectifs.
Ta phase de préqualification automatisée peut te permettre de donner un premier feedback personnalisé sans même avoir vu ta candidature. Par exemple, si un candidat postule sans avoir le niveau suffisant en langue, il se rendra compte s’il répond honnêtement à tes questions. Il est alors très simple de faire un retour automatique ou tu indiques le niveau insuffisant. Certaines personnes postulent « au cas où », et tu dois les éliminer très tôt du processus de recrutement si tu veux rester efficace.
Tu as une grille d'évaluation, il te sera très simple de donner un feedback objectif aux personnes que tu as vues en entretien. Il est très important pour les candidats comme pour ton entreprise que tu sois capable de communiquer rapidement et clairement les raisons d’un refus.
En effet, un feedback bien compris est souvent un candidat moins frustré et qui pourra parler en de meilleurs termes de ton entreprise. Cela participe à l’entretien de ta marque employeur.
Tu peux utiliser la vidéo pour enregistrer tes feedbacks et les envoyer en asynchrone aux candidats.
Ça y est, tu as enfin trouvé le bon candidat. Ce n’est pas le moment de le laisser filer à la concurrence.
Beaucoup d’entreprises pêchent à ce moment par un manque de communication :
Tu l’as compris, il faut maintenir une communication constante avec le candidat. Quand l’entreprise décide de faire une offre, elle doit inscrire un futur collaborateur dans une séquence de plusieurs messages qui lui seront envoyés.
Par exemple, programme une séquence d’e-mails qui présentera l’entreprise, les locaux, les collègues, le nouveau poste, et qui proposera des vidéos de formation et d’acculturation.
Le candidat doit déjà se sentir membre de l’équipe avant même d’avoir intégré l’entreprise. Idéalement, il aura déjà rencontré ses collègues avant son premier jour.
Si jamais tu dois intégrer un nouveau collaborateur en 100 % remote, investis dans des packs de bienvenue : kit informatique, mugs, vêtements aux couleurs de l’entreprise, etc.
Tu dois créer un processus d’onboarding automatisé qui te permet de garantir la même expérience candidat à tous et toutes.
L’automatisation de l'onboarding supprime la charge mentale pour les équipes RH.
Tu n’oublies plus un collaborateur, tu garantis la disponibilité des managers et des collègues pour lui accorder du temps au bon moment. Bref, l’expérience candidat ne dépend plus de ta capacité à rester organisé.
Le recruiting funnel est un modèle qui permet d’optimiser ton processus de recrutement.
L’entonnoir de recrutement peut te bénéficier sur deux niveaux :
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Source : Link Humans & lasuperagence
En modélisant ton processus de recrutement, tu comprends les attentes des candidats et tu peux adapter tes messages et tes actions à chaque moment clé. C’est la mise en application au recrutement des différents niveaux de conscience de Eugène Schwartz.
L’entonnoir de recrutement détermine plusieurs étapes qui filtrent le nombre de candidatures.
Par exemple tu reçois 100 CV après la publication d’une annonce, tu appelles 70 personnes, tu reçois 20 candidats en premier entretien, puis 10 en deuxième entretien, et enfin quatre pour le dernier round.
Ici on applique le modèle marketing du tunnel de conversion. Comme tu le verras juste après, il permet de mesurer et donc d’optimiser ton processus.
Ton entonnoir de recrutement te permet de mesurer des indicateurs à chaque étape.
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Ces indicateurs te donnent des informations utiles pour améliorer ton processus de recrutement.
Les KPI te donnent les goulots d'étranglement et les points de friction. Tu peux utiliser plusieurs outils pour automatiser les différentes étapes.
Les tests, les entretiens vidéos en asynchrone, et les formulaires automatisés sont un bon point de départ pour te libérer du temps à l'étape de la préqualification.
Ce qui prend le plus de temps est l'approche des candidats. LinkedIn offre la possibilité de contacter beaucoup de candidats, mais le processus est long et complexe.
Neostaff te permet d'automatiser la prise de contact et les premiers messages envoyés aux candidats.
Si tu respectes toutes ces étapes du processus de recrutement, tu es en bonne voie pour faire un bon recrutement. Structure, organise et optimise. Le recruteur 2.0 ne cesse jamais d'apprendre.
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