Comment rédiger un compte-rendu d'entretien de recrutement
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A l'issue de l'entretien et de préférence à chaud, le recruteur rédige un compte-rendu qui permet de formaliser les différentes étapes de l'entretien.
Réaliser un compte-rendu présente plusieurs avantages :
On pratique l'écoute active et la reformulation.
On se rend disponible entièrement pour ce moment d'échange privilégié et on se concentre sur les paroles du candidat. On écoute avec ses oreilles et aussi avec ses yeux. On n'hésite pas à reformuler pour lui faire préciser ses propos et réaliser des synthèses de l'échange à chaque étape de l'entretien.
Il est important de guider le candidat dans ses réponses afin d'obtenir des informations pertinentes qui nous assureront une synthèse de qualité.
On prend des notes afin de n'oublier aucune information importante.
La difficulté étant de prendre des notes après les temps d'écoute afin de conserver au maximum un contact visuel avec le candidat.
On use et abuse des mots-clés et abréviations et on ne note que les informations ne figurant pas déjà sur le CV.
Il est également d'usage de prévenir le candidat en début d'entretien que nous prenons des notes afin de restituer les informations importantes dans une synthèse qui sera jointe à son dossier.
On relit ses notes et on réalise la synthèse à chaud, immédiatement après l'entretien, pour éviter la perte d'informations importantes.
L'idéal est de réserver des créneaux dans son agenda pour la réalisation des synthèses d'entretien.
Quel que soit le support utilisé (manuel ou informatisé) pour retranscrire la synthèse de l'entretien, le recruteur doit respecter les principes de non-discrimination et du RGPD.
Le RGPD, en vigueur depuis le 25 mai 2018, remplace la Loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, en vigueur depuis 1978.
Applicable à l'échelle européenne, il concerne la gestion des données personnelles des individus, soit la façon dont les entreprises et les organisations publiques et privées les collectent, les traitent et les stockent.
Il introduit de nouveaux droits pour les individus, comme le droit d'accès aux informations que les entreprises détiennent sur eux, durcit les règles de traitement et de collecte des données par les entreprises, et instaure un nouveau système de sanctions.
💡Les 10 principes clés à respecter :
Pour plus d'informations sur le respect du RPGD dans le recrutement, vous pouvez consulter ce précédent article sur le sujet.
Le document reprend les différentes parties du guide d'entretien ou de la score-card réalisés grâce aux informations recueillies lors de la définition du besoin et du profil candidat idéal.
La conduite d'entretiens structurés et le report des réponses des candidats aux différentes questions préparées en amont permettent d'assurer une égalité dans l'évaluation du candidat et de limiter les biais.
Il est préférable d'inclure une grille de notation afin de pouvoir éliminer les candidats ne répondant pas aux critères requis ou de départager facilement 2 candidats.
▪️ Coordonnées du candidat
▪️ Origine de la candidature
▪️ Poste à pourvoir concerné
▪️ Date de l'entretien
▪️ Situation dans le processus de recrutement (1er, 2e, 3e entretien)
▪️ Nom du recruteur assurant l'entretien
▪️ Formation continue diplômante, certifiante, qualifiante
▪️ Autres formations continues
▪️ Spécificités éventuelles (démarche de VAE, de CPF, bilan de compétences, autres)
▪️ Informatique
▪️ Langues
▪️ Type d'entreprises expérimentées en lien avec le poste à pourvoir
▪️ Principales responsabilités, contributions majeures
▪️ Type et niveau des fonctions exercées ayant une valeur ajoutée
▪️ Connaissances spécifiques ayant une valeur ajoutée pour le poste à pourvoir
▪️ Par rapport au poste
▪️ Par rapport à l'entreprise ou au marché
▪️ Compétences à rapprocher des qualités essentielles pour mener à bien le poste.
Exemples : capacité à administrer, à analyser, à communiquer, à produire ...
Illustrer avec des exemples concrets de situations auxquelles le candidat a dû faire face.
▪️ Caractéristiques de personnalité identifiées (soft-skills)
▪️ Echelle de notation décroissante sur 4 niveaux :
Niveau 4 : dépasse les attentes
Niveau 3 : conforme aux attentes
Niveau 2 : en dessous des attentes
Niveau 1 : non qualifié
▪️ Liste des critères prioritaires pour le poste et arguments ou commentaires correspondant à chaque critère (basé sur des faits).
▪️ Echelle de notation décroissante sur 4 niveaux
Sur le même principe que l'évaluation des critères prioritaires.
▪️ Note totale obtenue
▪️ Y a t-il des critères auxquels le candidat ne répond pas et qui sont strictement indispensables à la réalisation du poste ?
Si oui, lesquels ? Motivez votre avis.
▪️ Commentaires particuliers du candidat : prétentions salariales, disponibilités, contraintes, ...
▪️ Avis général du recruteur et critères de décision
▪️ Intérêt de la candidature : à retenir, en attente, à rejeter
▪️ Visa du recruteur
Maintenant, c'est à vous de jouer 😉
Avec toutes ces informations, vous allez pouvoir vous construire votre propre modèle de compte-rendu d'entretien à l'effigie de votre entreprise et gagner en efficacité lors de vos prochains recrutements.
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